Warum ich E-Mails manchmal 3 Tage nicht beantworte... und warum das gut für dich ist

Jeden Tag beginnen wir die Arbeit mit großen Hoffnungen auf Produktivität und Kreativität. Aber stattdessen sind wir damit beschäftigt, E-Mails zu checken und zu beantworten.

Ein Beispiel: Ich stehe auf, mache meine E-Mails auf. Im ersten E-Mail wünscht sich ein Kunde ein neues Feature, ich starte meine Programmierumgebung und beginne zu programmieren. Nach ca. 10 Minuten bin ich voll produktiv und arbeite effektiv. Jetzt muss ich einen Text-Block aus dem E-Mail in den Code rüberkopieren, dort sehe ich zufällig zwei weitere E-Mails und klick aus Neugierde drauf. Ok, beides einfache Dinge, auf ein E-Mail antworte ich gleich und das andere will ich auch machen, aber wart mal ich hab ja eigentlich was andere gemacht… was war das nochmal, aja, irgendwas auf dem andren E-Mail kopieren… nach drei Minuten bin ich wieder effektiv. Telefon klingelt, ein Kunde hat Fragen zu einem Projekt, nach 5 Minuten wieder zurück zum Programmieren. Eine Stunde später, fertig, ich will dem Kunden schreiben, dass alles fertig ist. Oh, Antwort auf die andere E-Mail, der Kunde mag es. Cool. Ok, wieder zurück zum ersten E-Mail… hmmm… jetzt habe ich laut Zeiterfassung 2 Stunden an dem einen E-Mail gearbeitet, das sollte aber doch eigentlich nur ne Stunde dauern. Aja, wegen den anderen Sachen die ich gemacht habe….

 

Ist das produktiv?
Nein. Volle Konzentration auf nur eine Sache ist essenziell, um beste Leistungen zu bringen. Gib uns daher ein paar Tage Zeit, um mit einer qualitativen E-Mail zu antworten. Wir haben eine Ticketverwaltung, und sehen immer nur das älteste. Erst nachdem diese fertig ist, kommt die nächste dran. Dadurch haben wir einen maximalen Fokus — weniger Fehler, und schnellere Umsetzung.

Cal Newport beschreibt in seinem Buch “A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload” wie die ständige Erreichbarkeit auf Kosten der Produktivität, des Wohlbefinden und Fokus geht. Er erklärt dann, warum wir das Bedürfnis haben, schnell auf Nachrichten zu reagieren, auch wenn wir rational gesehen wissen, dass sie nicht dringend sind.

 

Und warum stellt ihr nicht noch eine Assistent_in ein?

Weil "Wir haben Ihre E-Mail erhalten und werden diese in den nächsten Tagen bearbeiten" wertlos ist. Wir leben 2021, E-Mails kommen an. Und warum dann nicht eine weitere Entwickler_in? Weil auch das nicht ausreicht, die Anfrage soll von der Person bearbeitet werden, die eurer Projekt am Besten.

 

Aber was, wenn es dringend ist?
Dann ist E-Mail sowieso das Falsche - Mitarbeiter_innen können krank oder auf Urlaub sein. Eine garantierte schnelle Erreichbarkeit kann nur möglich sein, wenn mindestens zwei Mitarbeiter_innen das Projekt verstehen und darauf reagieren können. Für Probleme im Live-Betrieb haben wir eine Telefonnummer und ein Eil-Formular, bei beiden ist immer zeitnahe jemand erreichbar.

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